Beim Kieferorthopäden passiert nach dem Erstgespräch zunächst die Analyse der Befunde, auf deren Grundlage ein individueller Behandlungsplan erstellt wird.
Das weitere Vorgehen richtet sich nach dem individuellen Befund und dem Alter des Patienten. Bei Kindern und Jugendlichen steht die frühzeitige Diagnose im Vordergrund, um das Kieferwachstum gezielt zu nutzen und Fehlentwicklungen rechtzeitig zu korrigieren. Bei behandlungsbedürftigen Fehlstellungen wird in der Regel zeitnah mit der Therapie begonnen. Handelt es sich dagegen um leichte Fehlstellungen oder unauffällige Befunde, erfolgt zunächst eine Beobachtung mit einer erneuten Kontrolle nach einigen Monaten bis zwei Jahren.
Bei Erwachsenen entscheidet der Kieferorthopäde nach der Auswertung der Befunde über die Indikation zur Behandlung. Die im Erstgespräch erstellten diagnostischen Unterlagen wie Abdrücke oder digitale Scans, Röntgenaufnahmen und Fotografien bilden die Grundlage für einen individuellen Behandlungsplan. Anhand der erhobenen Daten entsteht ein individueller Therapievorschlag, der die empfohlene Behandlungsmethode, die geschätzte Dauer, die voraussichtlichen Kosten sowie ggf. mögliche Alternativen umfasst. Der Behandlungsplan wird anschließend mit dem Patienten besprochen und zur Genehmigung an die zuständige Krankenversicherung weitergeleitet.
Bei gesetzlich Versicherten prüft die Krankenkasse anhand der Kieferorthopädischen Indikationsgruppen (KIG), ob eine Kostenübernahme erfolgt. Die KIG ist ein bundesweit verbindliches Einstufungssystem zur Bewertung der Schwere von Zahn- oder Kieferfehlstellungen. Es reicht von KIG 1 für sehr leichte bis KIG 5 für sehr schwere Fehlstellungen. Die gesetzlichen Krankenkassen übernehmen die Behandlungskosten bei Kindern und Jugendlichen ab KIG-Stufe 3, also bei ausgeprägten Fehlstellungen, deren Behandlung medizinisch notwendig ist. Bei Erwachsenen übernehmen die Krankenkassen kieferorthopädische Behandlungen meist nicht. Eine Ausnahme gilt nur bei besonders schweren Kieferanomalien, die eine kombinierte kieferorthopädisch-kieferchirurgische Therapie erforderlich machen.
Bei Privatversicherten wird der Behandlungsplan ebenfalls an die private Krankenversicherung übermittelt. Die Höhe der Erstattung hängt vom gewählten Tarif ab. In der Regel werden Standardleistungen wie die Erstuntersuchung und notwendige diagnostische Maßnahmen übernommen.
Nach dem Beratungsgespräch ist es häufig sinnvoll, etwas Zeit für die weitere Entscheidungsfindung einzuplanen. So lassen sich Diagnosen, empfohlene Behandlungsmöglichkeiten und die voraussichtlichen Kosten sorgfältig prüfen.
Erst nach einer Genehmigung der Kosten durch die Krankenkasse oder private Krankenversicherung beginnt die eigentliche kieferorthopädische Behandlung. Die Bearbeitungsdauer für die Genehmigung des Behandlungsplans beträgt erfahrungsgemäß 4–6 Wochen.